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第1篇：檔案管理論文范文

信息化技術(shù)的發(fā)展，對各行各業(yè)都帶來了一定的沖擊，當(dāng)然，對于房產(chǎn)檔案管理也是如此。信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，給傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時，也給房產(chǎn)檔案的管理帶來了重大影響。

1.1促進檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

隨著信息技術(shù)理念日益深入人心，人們對于信息技術(shù)的依賴度也越來越高，如今，信息技術(shù)改變了我們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式，人類的活動已經(jīng)無法離開信息技術(shù)。信息技術(shù)對房產(chǎn)檔案管理造成了重要影響，促使房產(chǎn)檔案管理者轉(zhuǎn)變原來的管理理念，加大信息化投入力度，向著信息化方向發(fā)展。

1.2促進紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變

房產(chǎn)檔案以紙質(zhì)檔案為主，管理過程中存在一些問題。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化。電子檔案的檔案資源進入信息網(wǎng)絡(luò)，可以進行資源共享；對于檔案中保存的錄音、錄像檔案，也可以采用轉(zhuǎn)錄卡設(shè)備，轉(zhuǎn)錄成數(shù)字文件，存入計算機中；對于檔案中的照片、圖片檔案，可以采用掃描儀進行掃描，將掃描的內(nèi)容儲存在電腦里，紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展，使用、管理起來更加便捷，促進了檔案管理工作的順利開展。

1.3實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息時代的最好體現(xiàn)，它的應(yīng)用，使原來的存儲信息的方式發(fā)生了深刻的變化。使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，人們可以不受任何時限進行溝通、交流，辦公中使用互聯(lián)網(wǎng)，大大提高了工作效率；在房產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)，進行檔案信息的交換。近年來，隨著電子政務(wù)的推廣、電子文件的普及，可以利用網(wǎng)絡(luò)，對房產(chǎn)電子檔案的信息進行收集、整理、鑒定、保管及使用等；把計算機技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，促進檔案管理信息的豐富，提高了采集信息的準(zhǔn)確度；建立數(shù)字檔案館，使房產(chǎn)檔案的管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。提高房產(chǎn)檔案管理的效率。

1.4促進檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)多元化

信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，要求檔案管理人員掌握檔案專業(yè)知識的同時，還要熟悉信息化建設(shè)。檔案現(xiàn)代化的管理，離不開通信技術(shù)和電子計算機技術(shù)，像多媒體、光盤存儲、網(wǎng)絡(luò)管理、信息安全管理等高新技術(shù)。房產(chǎn)檔案管理人員要想適應(yīng)信息時代檔案管理的需求，就要不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)，不斷鞏固和發(fā)展自我，不斷提高自身綜合素質(zhì)。

1.5有利于檔案資源利用實現(xiàn)社會化

房產(chǎn)檔案管理的目的是讓人們更好的利用檔案資料，因此，要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。企業(yè)可以建立一個企業(yè)網(wǎng)站，專門管理檔案，利用技術(shù)、人才的優(yōu)勢，開發(fā)可公開的檔案資源，使用者可以在網(wǎng)上直接查詢檔案目錄，查閱自己所需檔案內(nèi)容；也可以通過網(wǎng)絡(luò)宣傳企業(yè)的檔案管理工作，開展信息咨詢服務(wù)。

2促進房產(chǎn)信息化管理的建議

2.1建立房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

為了促進房產(chǎn)信息化管理，就要建立房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的建立是以滿足信息化需求為前提的。要應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、超文本技術(shù)及元數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，開發(fā)出具有分析和決策功能的檔案管理系統(tǒng)，支持瀏覽、存儲、檔案的收集、檢索、檢閱管理、統(tǒng)計報表等，同時為使用者提供網(wǎng)上服務(wù)，滿足房產(chǎn)檔案一體化管理的需要。

2.2加強安全管理

2.2.1確保電子檔案的安全

為了保證電子檔案歸檔的安全管理，就要與信息部門合作，對于各類文件如何歸檔做出規(guī)定，從信息技術(shù)管理著手，確保檔案的安全性。

2.2.2做好房產(chǎn)檔案的保密工作

在信息化的房產(chǎn)檔案管理過程中，要制定相關(guān)的保密制度，根據(jù)檔案的重要程度可分為絕密保護、機密保護及一般保護三種類型。

2.3注重各部門的協(xié)作

信息部門主要負責(zé)信息技術(shù)平臺，提供相關(guān)的信息、技術(shù)支持；技術(shù)部門負責(zé)信息的收集、開發(fā)；房產(chǎn)檔案管理部門負責(zé)對檔案的整理、歸檔。要想實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的一體化，就要理順這三個部門之間的協(xié)作關(guān)系，檔案的管理要與企業(yè)的整體流程相統(tǒng)一，打破傳統(tǒng)檔案管理的界限，實現(xiàn)文件檔案一體化管理。

2.4掌握現(xiàn)代信息技術(shù)

房產(chǎn)檔案管理工作要跟上時代的步伐，充分運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，加大信息技術(shù)設(shè)備的投入。同時，檔案管理的工作人員，要不斷學(xué)習(xí)，調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，掌握扎實的檔案專業(yè)知識、了解相關(guān)的法律法規(guī)知識，同時還要學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，以滿足檔案管理工作的需求。

3結(jié)語

第2篇：檔案管理論文范文

1.1檔案管理不嚴(yán)格基層農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)不少沒有配置專門的檔案管理人員，很多都是由微機操作人員代為執(zhí)行。加上在崗人員頻繁換崗，導(dǎo)致責(zé)任分配不均、交接手續(xù)不完備，進而對檔案缺乏有效的監(jiān)管，造成檔案管理混亂的問題。而且，不少監(jiān)理人員檔案監(jiān)管意識薄弱，責(zé)任心不強，工作得過且過，很少按照規(guī)章制度辦事，導(dǎo)致檔案監(jiān)管流于形式。

1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設(shè)備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術(shù)職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過正規(guī)培訓(xùn)，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確性。

2農(nóng)機檔案規(guī)范化管理的建議

2.1認識農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對今后農(nóng)機監(jiān)理工作開展具有重要的指導(dǎo)價值。由此，從這個角度來講，農(nóng)機監(jiān)理檔案具有重要的社會價值，是農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農(nóng)機監(jiān)理檔案管理放在應(yīng)有的位置，各級各部門提高認識，重視農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的開展。

2.2農(nóng)機檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計算機網(wǎng)絡(luò)媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現(xiàn)具有農(nóng)機監(jiān)理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達標(biāo)升級活動，促進農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)化管理。

2.3充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實際情況，通過制定《農(nóng)機方案管理辦法》、《農(nóng)機檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強檔案管理的規(guī)范化，明確工作責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴(yán)禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責(zé)分工表》，明確各自職責(zé)，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。

2.4農(nóng)機檔案管理微機、人工錄入相結(jié)合檔案管理所有數(shù)據(jù)必須要錄入微機，作為今后管理的重要參考數(shù)據(jù)，對于安全監(jiān)理工作的轉(zhuǎn)籍、變更、補證、報廢、增駕、查詢、注銷等等，都有著重要的參考價值。由此，在數(shù)據(jù)錄入的同時，必須要本著準(zhǔn)確、規(guī)范的原則進行，確保各錄入項目準(zhǔn)確、清晰地存檔與微機內(nèi)，便于今后查閱使用。考慮到整個數(shù)據(jù)錄入過程，需要人工完成，出現(xiàn)錯誤信息是難免的。為了盡量減少各種問題的出現(xiàn)，確保檔案錄入的準(zhǔn)確性和真實性，建議微機記載與人工存檔并存，確保檔案監(jiān)理工作得到進一步規(guī)范。

第3篇：檔案管理論文范文

1.1時展的需要

為適應(yīng)時展形勢，醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的速度應(yīng)不斷加快，諸如及時地開發(fā)檔案管理軟件、使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備并開發(fā)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做到檔案信息資源共享，力求檔案管理現(xiàn)代化，提高現(xiàn)有檔案管理資源的應(yīng)用水平及檔案管理的工作效率。

1.2醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要

醫(yī)院要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要做到人盡其才。檔案材料是發(fā)現(xiàn)人才和建設(shè)人才的關(guān)鍵，以做到人才的合理使用。醫(yī)院檔案管理信息化，不僅可以提高醫(yī)院信息技術(shù)的使用效率，而且有利于醫(yī)院人才的開發(fā)利用，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。信息化技術(shù)可以是醫(yī)院檔案資源得以有效利用，更能夠延長檔案使用壽命。

2醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題

2.1信息化管理沒有全面展開

醫(yī)院檔案實施信息化管理是時展的需要，更是推動醫(yī)院快速發(fā)展的需要。在醫(yī)院檔案管理中融入信息技術(shù)，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要途徑。由于信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院的行政管理部門、醫(yī)療技術(shù)管理及運營管理方面，檔案管理中雖然采用了信息技術(shù)，通常是局限于檔案的電子化管理，并沒有進行全面的信息化建設(shè)。如醫(yī)院的人事檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、文書檔案等，還處于人工操作的階段，只有在信息錄入的時候，才會使用計算機操作，這種相對滯后的醫(yī)院信息化建設(shè)嚴(yán)重地影響了醫(yī)院的未來發(fā)展。

2.2沒有建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理體系

醫(yī)院的檔案管理工作要全面展開，就要將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理體系制定出來。從目前醫(yī)院檔案管理來看，雖然出臺了一系列規(guī)范，但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫(yī)院實施檔案信息化管理，但是計算機軟件的通用性存在不足，缺乏醫(yī)院等特殊領(lǐng)域的實用性，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理步伐。此外，醫(yī)院針對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重妨礙了醫(yī)院檔案信息化管理進程。

3做好檔案管理信息化工作的有效途徑

3.1實施醫(yī)院檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了實體的檔案管理向信息化轉(zhuǎn)向的過程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統(tǒng)一制定檔案信息化管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以對醫(yī)院各方信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，實施醫(yī)院檔案管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是涉及到醫(yī)院的各項工作，信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可以將醫(yī)院各職能部門及醫(yī)護之間的管理建立起來，促進相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息、對醫(yī)療信息進行整理，以為醫(yī)院管理決策的制定提供可參考依據(jù)。

3.2提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有賴于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高。作為醫(yī)院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步，就要在自身的工作領(lǐng)域中不斷地學(xué)習(xí)、不斷地探索、不斷地創(chuàng)新，以運用現(xiàn)代化信息管理手段更新工作方法，提高專業(yè)技術(shù)水平。檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計算機數(shù)字化管理技術(shù)運用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統(tǒng)一管理，從而使檔案管理的服務(wù)效率有所提高。

3.3強化檔案管理保密工作

檔案管理是具有服務(wù)性質(zhì)的工作。醫(yī)院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開發(fā)利用效率達到最大化，實現(xiàn)了信息共享，同時檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數(shù)據(jù)庫受到病毒或黑客攻擊，檔案管理人員要樹立安全防護意識，做好檔案管理軟件的安全維護工作。另外，檔案管理具有政治性，在檔案人員對于醫(yī)院的人事檔案、病歷檔案進行分類管理的同時，還要做出細心鑒定，尤其對于收集到的特殊數(shù)據(jù)，要認真鑒定、嚴(yán)格審查，以根據(jù)檔案密集程度規(guī)范檔案資源的開放范圍。除檔案管理工作之外，檔案管理人員還要對計算機的安全性負責(zé)，以避免電子文件損壞。

4結(jié)語

第4篇：檔案管理論文范文

筆者就現(xiàn)在的情況進行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。

1硬件與軟件設(shè)施的不足

由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓(xùn)

提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設(shè)對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設(shè)備，實現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強硬件設(shè)施能促進水利部門檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴(yán)肅性和權(quán)威性

檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實到個人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹、嚴(yán)肅執(zhí)行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責(zé)任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)

所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時要有負責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。

三結(jié)語

第5篇：檔案管理論文范文

二、各種新型載體檔案的管理、利用及保護

新型載體檔案因其載體制成材料各異化學(xué)穩(wěn)定程度不同在保管過程中應(yīng)針對其特點盡量按類別做到分庫保存統(tǒng)一管理。

不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據(jù)其特性要采取相應(yīng)的措施進行保護。庫房內(nèi)一般應(yīng)配備強制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中各種不同載體的存貯應(yīng)配備專門柜架例如影片通常使用金屬柜架錄音和錄像材料應(yīng)使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各類新型載體檔案應(yīng)定期進行檢查以判斷是否需要修復(fù)或需要進行其他保護性處理。

下面介紹幾種特殊載體檔案的一般保護技術(shù)供大家參考

1照相底片底片是一種化學(xué)感光材料極易引起化學(xué)變化和自毀它又屬于膠質(zhì)材料極易起火熔化和變質(zhì)其保護條件要求較高。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。

2照片照片檔案的保護應(yīng)著重于抑制霉菌的生長可調(diào)節(jié)庫內(nèi)環(huán)境的pH值添加必要的防霉劑。

3縮微片保管環(huán)境需有適宜的溫濕度且不含有害氣體。縮微片中最常用的銀鹽膠片的最佳環(huán)境溫度不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發(fā)生粘連、霉變、發(fā)脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質(zhì)損壞現(xiàn)象。另外要選擇適當(dāng)?shù)谋９芷骶吆痛娣盼恢谩闇p少其與外界空氣的接觸常選用密封較好的金屬容器存放并把蓋子處用膠帶密封。存放縮微品的柜架要求距地面15米以上以免潮濕和浸水。不常用的膠片最好立站以免擠壓變形或磨損。使用中避免污染和刮傷圖象表面拿膠卷時手不要觸及藥膜只能拿膠卷的上下邊緣。縮微片連續(xù)閱讀不能超過規(guī)定時間以免設(shè)備過熱膠片受熱易發(fā)脆變形。保存中膠卷不應(yīng)卷得過緊不能加橡皮筋纏繞，不同種類的膠片應(yīng)分開保管以避免產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)等。

4磁帶磁帶的保護應(yīng)注意避免灰塵的侵蝕要遠離磁性物體防止磁帶消磁對于長期存放不用的磁帶要定期繞動防止磁帶粘連與生霉。錄制孔應(yīng)打開以防誤操作抹掉信息。

5軟磁盤軟磁盤需防磁、防折、防潮。不能直接用硬筆在磁盤上寫標(biāo)簽不能觸摸數(shù)據(jù)讀寫區(qū)磁盤保存中要立放防止擠壓變形寫保護口置于寫保護狀態(tài)。

6光盤光盤的保護應(yīng)著重預(yù)防劃傷預(yù)防受熱、受擠壓變形和老化。其信號穩(wěn)定性方面比磁盤好得多但由于其數(shù)據(jù)密度比磁盤也大許多倍要求定位準(zhǔn)確度更高尤其數(shù)據(jù)光盤一旦劃傷或變形將可能導(dǎo)致整張盤的數(shù)據(jù)無法讀出。光盤在使用中不能用手直接觸摸數(shù)據(jù)面放置時數(shù)據(jù)面朝上平放以免弄臟或劃傷用完后及時放回保護套或盒中保存中要放在保護套或盒中立放。光盤若被弄臟用無腐蝕性的清潔劑清洗干凈還可正常使用。

由于新型載體檔案的自身特點為安全的保護和利用它們，應(yīng)專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴(yán)格審批手續(xù)。磁性載體文件應(yīng)一式兩份歸檔應(yīng)將其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應(yīng)另制做復(fù)制件利用中使用復(fù)制件妥善保存原件。錄像片也應(yīng)另歸檔一套可供借閱的備份片。

三、計算機檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護

第6篇：檔案管理論文范文

過去那種人工管理方式，在沒有通過管理人員允許的情況下，少數(shù)教師自由出入檔案室，隨意支取相關(guān)檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護檔案難度較大。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，查詢檔案較為困難，更新維護檔案更不能做到準(zhǔn)確科學(xué)。

二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理是提升現(xiàn)代學(xué)校檔案管理水平的必然選擇

管理創(chuàng)新的過程將至始至終地貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。不能單純地以場所、設(shè)備和室藏為標(biāo)準(zhǔn)去評價檔案室的管理水平，而應(yīng)主要以服務(wù)效果和開發(fā)利用程度為標(biāo)準(zhǔn)。檔案室的管理工作重點，應(yīng)當(dāng)從過去的設(shè)備、資料管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案室工作人員的管理，加大對檔案室用戶的服務(wù)力度。

第7篇：檔案管理論文范文

1.1從業(yè)人員對無紙化檔案管理認識水平不到位。

很多檔案從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質(zhì)的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當(dāng)作是檔案的補充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認識一直存在，那么等到檔案完全進行無紙化時代時，有些檔案管理部門將不會接收到任何檔案信息。檔案管理人員對無紙化檔案管理存在兩種極端的現(xiàn)象，一是因為無紙化檔案生成速度非常快，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計算機等設(shè)備，對一些重要的信息沒有進行復(fù)印，如果計算機中毒或者出現(xiàn)其他故障，很可能的所有的檔案信息都會消失，造成嚴(yán)重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計算機來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復(fù)印打印一份，這完全失去了計算機管理檔案的價值，既產(chǎn)生了浪費，又不會給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。

1.2無紙化檔案信息無法保證可讀性。

無紙化檔案信息不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因為硬件或者軟件的問題出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。近些年來，信息技術(shù)的發(fā)展有目共睹，相關(guān)人員不斷發(fā)展新編碼來替換傳統(tǒng)的編碼，為檔案多使用編碼相對要滯后一些，再加之，這種更新?lián)Q代的速度也以超高過了檔案所使用的計算機的運行速度，這就產(chǎn)生了很多的矛盾。

1.3難以判斷檔案是否具有原始性。

檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現(xiàn)更改的現(xiàn)象，對于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質(zhì)文件一樣利用一定的標(biāo)準(zhǔn)來保證其原始性。因此如何保證無紙化檔案的原始性是目前有關(guān)人士需要解決的主要問題。

1.4邏輯檔案與實體檔案歸檔存在問題。

無紙化檔案生成之后，對其進行實體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關(guān)部門，這種歸檔方式相對誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關(guān)部門，這樣就不用改變原來的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會非常遠，但是只要通過簡單的操作即可，非常簡單方便，但是卻沒有辦法完全保證無紙化檔案的安全。

2解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施

2.1更新觀念，迎接挑戰(zhàn)。

無紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對大多數(shù)人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。

2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整。

無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無法直接識別，必須由相應(yīng)的計算機軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人工能識別的形式。所謂對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲的位置可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內(nèi)容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

2.3針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。

保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，四是備份處理，異處保存。

2.4制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

為了保證無紙化檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和電子文件管理的高效和科學(xué)，必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來支持，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計算機和應(yīng)用軟件的兼容性標(biāo)準(zhǔn)等。

3結(jié)語

第8篇：檔案管理論文范文

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

參考文獻：

第9篇：檔案管理論文范文

1.1與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子商務(wù)文檔的管理相對復(fù)雜，加大了檔案管理人員的工作難度

一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒有意識到電子商務(wù)檔案的重要性，還是認為紙質(zhì)文檔才是主要的歸檔管理對象。二是心存顧慮，擔(dān)心加重自己的工作負擔(dān)，從思想上沒有主動的去注意電子商務(wù)文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有熟練掌握計算機操作，不會正常使用計算機，這就影響到電子商務(wù)檔案的管理，無法解決電子商務(wù)檔案管理中遇到的問題。

1.2對原始檔案屬性的影響

檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務(wù)活動中形成的檔案，不僅檔案內(nèi)容容易被改動，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認定其原始性。主要原因如下：電子商務(wù)檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質(zhì)檔案相區(qū)別的地方。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務(wù)檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過調(diào)整電子文件才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，這就導(dǎo)致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務(wù)檔案可以根據(jù)需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術(shù)尚未完全普及，在電子商務(wù)檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務(wù)文檔的真假。電子商務(wù)文檔的這些特點，使得我們無法用紙質(zhì)文檔的標(biāo)準(zhǔn)和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。

1.3對檔案學(xué)理論的影響

電子商務(wù)文檔出現(xiàn)，也增加了檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案學(xué)的研究對象主要是如何管理紙質(zhì)文檔。電子商務(wù)文檔的出現(xiàn)，不僅會補充和完善原先的檔案學(xué)研究內(nèi)容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關(guān)理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現(xiàn)許多與電子商務(wù)檔案管理相關(guān)的研究課題。比如：如何保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性、如何維護電子商務(wù)檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保護電子商務(wù)檔案以及如何對電子商務(wù)檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學(xué)理論面對的新的課題。

2電子商務(wù)檔案管理應(yīng)采取的對策

2.1采取有效手段，保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性

目前，保證電子商務(wù)檔案原始記錄性主要的技術(shù)手段有：信息加密技術(shù)、簽章認定技術(shù)、信息識別、身份認證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。當(dāng)然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術(shù)手段是無法保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業(yè)信息技術(shù)人員的支持和配合。與此同時，還應(yīng)盡快建立和完善電子商務(wù)檔案相關(guān)的管理制度，并將電子商務(wù)檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務(wù)檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務(wù)文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環(huán)節(jié)，其信息隨時都可能會被修改或者丟失，及時采取了先進的計算機網(wǎng)絡(luò)保護技術(shù)和手段，也必須有完善的電子商務(wù)檔案管理制度配合。實踐證明，只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)的電子商務(wù)檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務(wù)檔案的原始記錄性。。

2.2提高企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)

電子商務(wù)的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子商務(wù)文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進行變革，以適應(yīng)電子商務(wù)檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)，學(xué)習(xí)電子商務(wù)檔案管理知識，熟練掌握計算機日常操作，這樣才能滿足電子商務(wù)檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識體系和知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代電子信息時代電子商務(wù)檔案管理發(fā)展的趨勢。

2.3建立科學(xué)、合理的檔案管理體制

一個文件是否生效，其主要標(biāo)志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應(yīng)將重要的電子商務(wù)文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務(wù)文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，歸檔保存兩套內(nèi)容相同、載體不同的檔案，把紙質(zhì)文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在實踐操作中，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項標(biāo)明相應(yīng)的電子商務(wù)檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務(wù)檔案目錄的備注項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存放地址。

3結(jié)束語